SNSリスクアセスメントQ&Aその２～メールアカウントとソーシャルメディア利用状況に関する事例問題（１）～

【第三問】メールアカウントの事例問題

Ｑ．あなたはソーシャルメディアで利用しているユーザー名／ハンドル名と、仕事で利用しているメールアドレスのアカウント名が重複しているものはありますか。

１．すべてではないが、重複しているものがある
２．ほぼ重複している
３．重複していない
４．わからない

Ａ．
リスクが高い回答は「ほぼ重複している」「すべてではないが重複しているものがある」です。プロフィールとして社名を公開していれば、かなり高い確率で、あなたのメールアドレスを割り出すことができます。もちろん、それだけですぐに問題が起きるわけではありません。ですが、そういうことがあることを知っておく必要はあるでしょう。

また、メールアドレスのアカウントにソーシャルメディアで使っているものが一部含まれていると、そこから仕事関係が割り出される可能性があります。

例えば、田中太郎氏が企業で使う仕事のメールアカウントが、tanaka1413@として、それと同じアカウントをソーシャルメディアで使う場合は危険です。企業で使うメールアドレスに、スパムメールが送られてくる可能性が生じます。

ここからは、ソーシャルメディアの利用状況について問う問題になります。

【第四問】ソーシャルメディアの利用状況に関する事例問題（１）

Ｑ．あなたは就業時間中に、ソーシャルメディアにアクセスすることはありますか。

１．メールをチェックする感覚で頻繁に見ている
２．昼休みなどの休憩時間にだけ見ている
３．就業時間中はアクセスしていない

Ａ．
就業時間中にＳＮＳなどソーシャルメディアの利用を禁止している会社も増えています。業務に無関係の部署では禁止自体はやむを得ないでしょう。しかし社外のネットワークを構築、維持していくために、ＳＮＳの利用は有効であることも事実です。特に営業や広告、マーケティング、広報などの部署では、むしろ有益な場合が多いでしょう。

この質問では、仕事中にアクセスしていることがそのまま「悪い」ということではありません。勤務時間中に私的なメールやＳＮＳを利用することは、情報収集・発信活動の一環でもあるため、ある程度企業側も受け入れる必要があります。

その際重要なことは、まず利用実態を知っておくことが不可欠だということです。こうした利用実態調査をしていない企業がほとんどであることが問題なのです。従業員側は利用が認められたとしても節度ある行動を意識する必要があります。そのためにも、まず実態を知ることが肝心なのです。

禁止している企業では問題が起きないかと言えば、そんなことはありません。実際、禁止していても、トイレに入って利用する、タバコを吸うときに利用するなど、いろいろ出来てしまうのが実際の所ではないでしょうか。

「節度ある行動」というのは、例えばフェイスブックに「いいね！」する程度なのか、コメントを何度もやりとりをする、ＬＩＮＥやメッセンジャーでメールのやりとりを頻繁に行う、といった程度なのかを問うているわけです。就業時間中の使い方について、明らかに節度を欠いている場合という基準は何なのか、それを会社が示さず、社員任せになっているのが実態ではないでしょうか。メッセ－ジのやりとりに夢中になって仕事を疎かにしている、というならこれは問題です。

どこまでをよしとして、どこまでをダメとするか、各企業でソーシャルメディアに関するガイドラインを作る必要があります。