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広報と人事が知っておくべきソーシャルメディアポリシー策定5つのポイント


広報担当者は経営者の考え方を知り、人事・総務との連携を疎かにしないこと

広報担当者はどういう形で関わることになるのか、明らかにしておきましょう。現在ソーシャルメディアと向き合う部署の中心は、広報・PR部というセクションになります。会社によっては、総務人事が担うこともあります。ただ、現在多くの企業がソーシャルメディアを利用し情報提供やサービス、製品化に活かす方策を探っています。

ソーシャルメディアポリシー策定5つのポイント

広報担当者はソーシャルメディアポリシー策定のために何をしなければならないか

ポイント1:「公聴=消費者・社員の声を聴く」

その意味から言って、広報・PRだけでなく広聴(消費者の声を聴く)も大切なポイントになっています。会社の商品やサービスに対する消費者の声を聴く中心は担当部署ですが、社員一人一人の協力も欠かせません。またソーシャルメディアを利用するのは、社員一人一人になるわけですから、担当部署ではない社員もガイドラインへの理解と認識を深める必要があります。ソーシャルメディアのリスクの観点からは人事総務が、ソーシャルメディアを販売促進に活用する観点からは、マーケティングや営業が、会社のブランディングという観点からは、経営者自らが理解と認識を深める必要があります。その中心に広報・PRセクションが望ましいといえます。

ポイント2:「プロジェクトの組織化=策定委員会の設置」

策定の仕方ですが、広報PRセクションが中心になってプロジェクトを組織し、ソーシャルメディアポリシー策定委員会のような形で進めるのが望ましいと考えます。広報PRセクションがない場合は、ソーシャルメディアを利用する当該部署が中心になって作ります。利用する部署が中心になることで後々運用がスムーズにいくためです。進め方としてはソーシャルメディアに対するスタンスから「行動規範」や「コミットメント」を公表し、会社の立ち位置を明確にして(後述)、当該部署がそれに沿ってポリシー・ガイドラインを作成・運用する形です。

ポイント3:「人事との連携①=社員教育の活用」

特に忘れがちなのは、人事労務(総務)担当者との連携です。ソーシャルメディアで重要なのは、活用と炎上リスクへの備えです。そのためにも、連携が不可欠であり、「社員教育」を担うコンプライアンス担当との連携が重要なのです。この点は見落としがちなので、注意してください。

ポイント4:「人事との連携②=就業規則・内規への反映」

人事労務(総務)担当者との連携で欠かせないのは、第一に就業規則や内規、一般法令を熟知する立場として、策定段階でアドバイスを受ける必要性からです。策定委員会のオブザーバ的立場を担ってもらうことが大切です。

ポイント5:「人事との連携③=ソーシャルメディアポリシー策定後の運用チェック」

第二に、ソーシャルメディアポリシー・ガイドライン運用開始後において、適正に運用がなされているかどうかチェックすることも、人事労務(総務)担当者の大事な仕事になります。大企業の場合だと何らかの形でソーシャルメディアを活用していますから、会社全体を見渡す立ち位置にある人事労務担当が、ガイドラインを「観る」意味は大きいと言えます。

ソーシャルメディアポリシー策定ポイントのまとめ

広報と総務(人事労務)。「水と油」に見える両者の関係ですが、ソーシャルメディアポリシー策定の過程で、互いの協力は欠かせません。なぜなら「理念」だけで無く「罰則」についても考える必要があるからです。策定の過程で、見落としている企業がとても多いのが実情です。総務だけでなく、経営企画室やコンプライアンス部のような管理部門が加わることで、現場で機能するポリシー・ガイドラインが出来あがります。

ナレッジ&コラム執筆者

執筆者

田淵 義朗(たぶち よしろう)

ソーシャルメディアリスク研究所代表
1956年神戸市生まれ。中央大学法学部法律学科卒業後、出版社やベンチャー企業経営を経て、ネット上のコンテンツビジネス/サービスのリスク管理コンサルティングに携わる。ネット風評対策・誹謗中傷対策・クレーム調査、法的対応(民亊、刑事)の証拠収集、予防のための経営層・従業員研修、などが専門。主な著書に「45分でわかる個人情報保護」(日経BP社)、「ネット〈攻撃・クレーム・中傷〉の傾向と即決対策」(明日香出版社)、ビデオ監修「ソーシャルメディアのリスク」(PHP研究所)など。

  

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