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ソーシャルメディアポリシー・ガイドラインの策定手順


ソーシャルメディアガイドラインに盛り込むべき必須9項目イメージ

ソーシャルメディアポリシー・ガイドラインを策定する前に

その際押さえるべきポイントは2つあります。

1.リスク教育研修をどこに織り込むか

2.目指すのは、ポリシーかそれともガイドラインか

社員に浸透させるためのリスク教育研修をどこに織り込むか

リスク教育研修をどこに織り込むか、それを考えることは大変重要です。
なぜなら、ガイドラインを策定しても、社員が使わない、参照しないのではまったく意味をなさないからです。

「ルールは作ったが、作った本人だけが満足して、ルールを誰も知らない」
という笑い話がありますが、それでは意味がありません。

社員にどう浸透させるか、それ自体を初めに織り込んで、策定する必要があります。

risk-program

この図は弊社で実施している研修プログラムの図ですが、ソーシャルメディアポリシー、ガイドラインが中間に組み込まれているのがわかるでしょうか。

これはどういうことかというと、まず導入研修で全社員(特に新入社員、中途入社社社員、アルバイト、契約社員など会社への帰属意識が低い層)に向けて、ソーシャルメディアの正しい理解と運用の仕方について講義を行います。一般に講師が前でしゃべりながら説明、受講者は教室方式で聴講するスタイルです。この研修では、ソーシャルメディアのメリットデメリットについて理解してもらうわけです。

その次に、実践研修を行います。これは集合型ではなくワークショップ型で行います。
グループに分けて、各々リーダを決めて、社員のリスクアセスメント結果(テスト)を踏まえて各グループで議論します。
このときに、自社のソーシャルメディアポリシー、ガイドラインのあり方について、他社のポリシーやガイドラインも材料にしながら、研修で議論を深めていきます。

つまり、ソーシャルメディアポリシー、ガイドライン策定が、単独で浮いているわけではなく、リスク研修の一環として「組み込む」ことが大事なのです。

そして、策定後にソーシャルポリシー、ガイドライン研修を行います。
この研修は、策定に関わっていない多数の社員に向けて、お披露目を兼ねて社員の意識に浸透させることを目的にします。

このように、研修とガイドライン策定は、セットにして進めることが肝要です。

目指すのは、ソーシャルメディアポリシーか、それともソーシャルメディアガイドラインか

次に、目指すのがポリシーなのか、ガイドラインなのかを明確にして、策定することが重要です。

ソーシャルメディアポリシーとソーシャルメディアガイドラインの違いですが、ポリシーが基本方針、ガイドラインは基本方針を達成するために「参照するマニュアル」と考えればよいでしょう。
迷ったときの手引きがガイドラインと言い換えれば、分かり易いかもしれません。

なので、ガイドラインにはFAQ(Q&A方式)で「こうした場合、あなたはどうしますか?」的な構成でつくられているものもあります。

ソーシャルメディアポリシー・ガイドラインの策定手順、スケジュール

では、次に策定手順、スケジュールについて観ていきましょう。
 
ここで解説する策定フロー、スケジュールは、弊社(ソーシャルメディアリスク研究所)がお客様からコンサルティングを請け負って進める際に、打ち合わせるときに提示する工程表です。
ここでは大体の概要を掲示します。ソーシャルメディアポリシー策定と、ガイドラインまで策定する場合と、分けて提示しています。

<ソーシャルメディアポリシー策定・・・2週間~1ヶ月>

 1.ひな型の提示と解説

 2.ヒアリング:導入会社の希望や状況をヒアリングし、変更案をアドバイス

 3.レビュー:関係者にむけた最終案のレビュー

 4.ソーシャルメディアポリシー完成

  ※3→4 の間に、変更案の微調整を経て最終案ver2 を出す場合あり

<ソーシャルメディアガイドライン策定・・・2ヶ月~3ヶ月>

  ※ポリシー策定手順に続き、4以降を続ける

 5.ガイドラインのひな型の提示、FAQのひな型の提示と解説

 6.ヒアリング:導入会社の希望や状況をヒアリングし、変更案をアドバイス

 7.レビュー:関係者に向けた最終案のレビュー

 8.ソーシャルメディアガイドライン完成

(注記事項)
※3→4 の間に、変更案の微調整を経て最終案ver2、ver3.ver4 を出す場合があります。それによって、策定期間が多少変わります。

※ガイドライン(FAQ含む)は、実際に業務で運用される必要があるため、過去に会社で起きたリスクや、リスクアセスメントで出てきたリスク傾向を把握し、現実に即した内容とすることが大事です。

ポリシーだけだと最短で2週間、平均で1ヶ月で策定まで進めます。その間、いろいろな資料を提示して、進行を見守りつつアドバイスをしていきます。
ガイドラインの場合は、もう少し時間がかかり、2~3ヶ月です。

いずれも場合でも、手順に違いはありません。ガイドラインは詳細を記述するため、確認作業で時間を取られる傾向があります。

・ひな型の提示・・・これは他社で同じ業界、同程度の規模の会社を調べて、弊社がひな型を作成し、案として提示します。
・ヒアリング・・・お客様と打ち合わせをしながら、変更案をアドバイスします。
・レビュー・・・協議の上で作成したポリシー、ガイドラインを、お披露目する
・完成・・・ポリシー、ガイドラインの完成。
※レビュー後に、修正が入ってさらに内容を協議する場合もあります。

このような形で、策定をすすめるのが良いかと思います。
繰り返しになりますが、研修を主に考えて、ガイドライン策定前と策定後に何をするか、どう社員に浸透させていくかを織り込んで、策定手順を組むことが大事かと思います。

上記は弊社がコンサルを請け負った場合の手順ですが、自社でも同じです。
ぜひご参考にして頂けると幸いです。

ナレッジ&コラム執筆者

執筆者

田淵 義朗(たぶち よしろう)

ソーシャルメディアリスク研究所代表
1956年神戸市生まれ。中央大学法学部法律学科卒業後、出版社やベンチャー企業経営を経て、ネット上のコンテンツビジネス/サービスのリスク管理コンサルティングに携わる。ネット風評対策・誹謗中傷対策・クレーム調査、法的対応(民亊、刑事)の証拠収集、予防のための経営層・従業員研修、などが専門。主な著書に「45分でわかる個人情報保護」(日経BP社)、「ネット〈攻撃・クレーム・中傷〉の傾向と即決対策」(明日香出版社)、ビデオ監修「ソーシャルメディアのリスク」(PHP研究所)など。

  

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